Ohjelmistot ojennukseen

Postitettu 10.04.2017

Digitalisaatio muuttaa taloushallinnon perustyötä. Hyvä niin, koska ala kehittyy. Sovellusasiantuntija saattaa asiakkaat ja ohjelmistot samalla sivulle.

Digitaalisuus tarkoittaa paljon muutakin kuin toimintojen automatisointia tai käsityöhön perustuvan perinteisen kirjanpidon vähentymistä. Yrittäjän arkea voidaan helpottaa ostolaskujen sähköisellä kierrätyksellä tai laskutusohjelmilla, mutta ohjelmistoista on paljon muuhunkin. Yrittäjän avuksi ja toimintojen tehostamiseksi on tarjolla osaamista, joka ymmärtää sekä yrityksen tarpeet että ohjelmistot. Kun kokonaisuuden kartoittaa, niin kolme tärkeää asiaa nousee esiin:
- Asiakkaan kuunteleminen ja asiakkaan liiketoiminnan ymmärtäminen
- Taloushallinnon ohjelmistojen tunteminen
- Näiden yhdistäminen ja ratkaisun etsintä

Markkinoilla on useita ohjelmia asiakkaan ja tilitoimiston yhteiskäyttöön, jotka kokoavat asiakkaan toiminnan ohjaamista ja taloushallintoa. Tilikeskus-Yhtiöillä on käytössä kolme kokonaisvaltaisempaa ohjelmistoa sekä toimialakohtaisia järjestelmiä. Olisi huonoa asiakaspalvelua päättää asiakasta kuuntelematta, mikä näistä ohjelmistoista sopisi asiakkaalle parhaiten.

On myös pienempiä sovelluksia, joilla voidaan helpottaa tiettyjä taloudenhallinnan osa-alueita, esimerkiksi kuittien toimittamista. Ohjelmistot ovat investointi, mutta niin on työaikakin, jos sitä kuluu asioihin, joita oikein valituilla ohjelmistoilla voidaan hoitaa tehokkaammin ja nopeammin.

Asiakkaalla saattaa jo olla jokin oma järjestelmä käytössä. Näihinkin voidaan kartoittaa tehokkaat yhteiskäytön mallit. Esimerkki: järjestelmästä voi viedä myyntitiedot kirjanpito-ohjelmaan yhdellä siirtotiedostolla. Moni ohjelmistotalo on huomioinut tällaisten siirtotiedostojen mahdollisuuden, etenkin jos heidän oma ohjelmansa ei sisällä kirjanpito-ominaisuuksia.

Asiakkaan kuunteleminen ei saa loppua siihen, kun ohjelmisto on valittu. Käyttöönottoprojekteihin kannattaa varata aikaa ja asiakkaan prosessit pitäisi pohtia huolellisesti, jotta ne ja ohjelmistojen ominaisuudet saadaan liitettyä yhteen toisiaan tukevaksi kokonaisuudeksi. Tukena kannattaa käyttää suoraan ohjelmistojen omaa asiantuntijaväkeä, kun tarvitaan syvällistä tuntemusta muun muassa projektinvalvonnasta tai logistiikasta.

Asiakkaalle aivan turhia ominaisuuksia on useissa ohjelmissa. Pitää kaivaa esille ne asiat, joita asiakas tarvitsee omassa liiketoiminnassaan. Tilitoimiston näkökulmasta pitää muistaa, että asiakas ei välttämättä tarvitse samoja asioita mitä kirjanpitäjä tarvitsee. Kun ohjelmistojen käyttöönotoilla pyritään jouduttamaan asiakkaan prosesseja ja tuomaan tukea taloudenseurantaan, niin asiaa pitäisi käsitellä yhteisenä asiana ja kokonaisuutena. Asiakkaan ja tilitoimiston pitää olla valmis myös muutoksiin toiminnoissaan.

Tilikeskus-Yhtiöt on päässyt mukaan useisiin erikokoisiin käyttöönottoprojekteihin: Olemme syventyneet asiakkaan yritystoiminnan sielunelämään ja pohtineet useita ratkaisuja erilaisiin tilanteisiin. Kun projektia on viety eteenpäin yhdessä asiakkaamme kanssa ja olemme aidosti halunneet kehittää toimintaa, niin sovellusasiantuntijan näkökulmasta on rehellisesti tuntunut siltä, että olisin ollut useammallakin työnantajalla töissä.

Toki tämähän on Tilikeskus-Yhtiöiden missiokin: olla aidosti asiakkaamme kumppani taloudenhallinnan toiminnoissa. Se ei enää ole pelkkää kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, vaan monipuolista asiantuntemusta myös perinteisen työn ulkopuolelta.

Sari Terho
Tilikeskus-Yhtiöiden sovellusasiantuntija